Chegando ao marco memorável do post 2.000, o Blog Gestão e Resultados nascido de um honroso convite da Direção da Rede Vitória de Comunicação através do seu executivo, amigo Fernando Machado, aborda de forma oportuna o tema do planejamento, projetos e métodos de trabalho considerando ser importante para uma visão desafiadora de 2025 que já bate à porta.
Hoje vamos falar sobre uso de método e ferramentas para auxiliar na gestão focada em resultados de produtividade nas organizações
Do conceito à prática – Problema e Projeto
Segundo Joseph M. Juran, “Um projeto é um problema com solução agendada”, portanto neste conceito devemos partir do pressuposto que antes do projeto temos um problema, e este por sua vez pode ser visto de várias formas.
O problema pode ser algo indesejável ou até mesmo desejável. Como assim? Vejamos – problema indesejável (também chamado de problema negativo) é aquele geralmente ligado a um padrão de desempenho – você adquire um veiculo que deveria desempenhar 10 km/l e observa durante o uso que o mesmo só consegue 8 km/h – Você tem um problema indesejável (negativo) que provoca mais gastos e perdas em seu orçamento.
Um problema desejável seria o seguinte – você tem uma média histórica de produtividade de 30 toneladas de abóbora por hectare ano de uma determinada propriedade e deseja que este valor seja aumentado para 40 toneladas – este é um problema para você – desejável e positivo.
A solução de tais problemas pode ser através de uma simples ação, ou conforme J. JURAN, através de uma ação sistematizada e estruturada que denominamos PROJETO. Projeto significa portanto a arte do estabelecimento de alternativas distintas e ou complementares que possibilita encontrar a melhor e mais barata solução para os problemas e desafios. Reflita mais sobre esta definição.
Juran também postulava que a qualidade (todos os demais fatores) deve ser melhorada item por item, e ocorre quando cada um dos problemas é diagnosticado e resolvido (Juran & Gryna, 1993). Portanto deve-se considerar que a melhor forma de “almoçar um boi” será dividi-lo em bifes e por conseguinte a melhor forma de resolver um problema e dividi-lo em partes e finalizando o pensamento, a melhor forma de conceber um projeto e dividi-lo em várias fases e etapas. Para esta ação recomendamos o uso do método 5W2H – O que (especificação do projeto ou problema) – Porquê – (Objetivo e metas a serem atingidas) – Quem (responsáveis e equipes envolvidas) – Como (através de quem ou de que) – Onde (local, posiçã
o) – Quando (Ano, mês, dia…) – Quanto (quantidade) e Quanto (valor).
FIGURA 5W2H
Para iniciarmos um processo de gestão de projetos com foco na gestão eficaz do planejamento recomendamos a seguinte metodologia:
ETAPA1
- Levantamento de todos os projetos em andamento na organização – faça entrevistas com todos aqueles que estão desenvolvendo projetos a pedido da alta administração ou por conta própria visando a melhoria dos produtos ao cliente ou processos internos.
- Separar “projetos” de “atividades comuns da rotina” – Lembre-se que a rotina é determinada por ações repetitivas e portanto passam a integrar o escopo da função de determinadas pessoas ou departamentos. Projetos não são repetitivos, embora algumas fases possam ser repetitivas. Exemplo – construir um prédio de 10 andares significa executar um projeto único, porém o assentamento de revestimentos cerâmicos é uma atividade repetitiva nos vários andares.
ETAPA2
- Agrupar todos os projetos da organização por um critério a ser decidido, exemplo:
- Por região
- Por coordenação
- Por eixo estratégico ou especialidade
- Estabelecer um grande mapa de Planejamento global e sistêmico – Master Plan – para responder a necessidade de organizar de forma sistêmica todos os projetos levantados. Sugere-se nesta etapa a formatação do conjunto de projetos em um Diagrama de Arvore. Neste diagrama são posicionados os projetos de forma reduzida mas respondendo as perguntas clássicas do 5W2H.
- Cada projeto ou sub projeto deve ser detalhado no formato 5W2H e deve servir para montagem do manual de projetos e acompanhamento detalhado de cada um deles (gerenciamento do projeto). A sistematização neste método não substitui a necessidade de se ter um memorial descritivo e completo de determinados projetos para efeito de execução técnica.
- Treinamento para todo o efetivo através dos multiplicadores (gerentes ou coordenadores
da organização). A filosofia geral deve obedecer a estrutura do método PDCA – Planejar e definir padrões e projetos (Treinar nos projetos e nós métodos) – Desenvolver o projeto – Controlar as variáveis fundamentais – Agir na correção de problemas e adoção de melhorias. - Estabelecimento da Reunião mensal de Controle e Acompanhamento com a seguinte estrutura:
- Atualização do Master Plan – Quadro de gestão a vista e gerenciamento de indicadores
- Atualização dos cronogramas individuais – pode ser usado o MS PROJECT (ferramenta da Microsoft) ou outra ferramenta tecnológica com a mesma aplicabilidade.
- Plano de ação para correção de possíveis desvios – Ação corretiva e ação preventiva.
ETAPA3
- Realização de Auditorias diretamente no local da execução do projeto em intervalos de tempo sugeridos de 3 meses ou de acordo com as durações médias dos projetos. Após a auditoria “in loco” deve-se elaborar relatório com os encaminhamentos necessários.
- Usar todo o conhecimento adquirido nestas etapas para a melhoria da sistemática de planejamento na organização desenvolvendo novos projetos com maior competência e eficácia.
- Finalizando, recomenda-se a apresentação de no mínimo 1 projeto (escolhendo os mais prioritários) a cada 15 dias para a alta administração da organização. São apresentações entre 15 e 20 minutos em power point. Esta ação irá dar motivação extra para a equipe do projeto diante do interesse do alto escalão. A premiação dos melhores projetos no final do ano é absolutamente recomendável.
PORTANTO…
A idéia centraI é que não podemos agir somente nos problemas da rotina, é preciso liberar o peso desta para economizar tempo e investir em melhorias que irão tornar a organização mais produtiva e competente (melhorias : projetos).
Reforçando, é necessário alto comprometimento de todos os envolvidos e em especial, da diretoria da organização, para enfrentar a disciplina do acompanhamento e controle. Grande parte do sucesso do gerenciamento de projetos não está apenas na qualidade das previsões ou da inventividade das idéias lançadas, mas fundamentalmente no uso das ferramentas de controle através de uma disciplina rígida e permanente durante toda a duração do mesmo.
Outro ponto importante é quanto as REVISÕES que poderão ocorrer. Pensa-se que os projetos são elaborações definitivas quando na verdade não são. Devemos usar como princípio básico que os OBJETIVOS são obrigatórios (por exemplo: melhorar a lucratividade da empresa em 2%), mas os planos devem e podem ser flexíveis.
Um das ferramentas mais famosas no uso do planejamento e controle de projetos é o PERT CPM – que tem na sua definição esta questão da flexibilidade, ou seja, Program Evaluation and Review Technique (PERT), portanto dá o caráter de evolução e revisão no contexto da técnica utilizada. A sigla CPM diz respeito a “Critical Path Method” – método do caminho critico. Tivemos a oportunidade de uso desta importante ferramenta de planejamento no projeto de Expansão da Usiminas (Ipatinga MG) no período de 1976 a 1980, garantindo o sucesso do planejamento global com entrega das obras no prazo previsto evitando perdas pelos possíveis atrasos das mesmas.
A visão do PDCA e sua prática disciplinada e constante é fundamental para o atingimento dos objetivos finais, em resumo, Planejar e definir os objetivos (dentro do “P”, treinar nos projetos e nos métodos de trabalho), Desenvolver as atividades planejadas, Controlar os pontos críticos do projeto e Agir na correção dos desvios e estabelecer ações de melhorias e prevenção contra novos desvios ou problemas.
Concluindo sugerimos o leitura de texto de René Descartes:
“Os mortais são dominados por uma curiosidade tão cega que, muitas vezes, envenenam o espírito por caminhos desconhecidos, sem qualquer esperança razoável, mas unicamente para se arriscarem a encontrar o que procuram: é como se alguém, incendiado pelo desejo tão estúpido de encontrar um tesouro, vagueasse sem cessar pelas praças públicas para ver se, casualmente, encontrava algum perdido por um transeunte. (…) não nego que tenham por vezes muita sorte nos seus caminhos errantes e encontrem alguma verdade; contudo, não estou de acordo que sejam mais competentes, mas apenas mais afortunados.
Ora, vale mais nunca pensar em procurar a verdade de alguma coisa que fazê-lo sem método: é certíssimo, pois, que os estudos feitos desordenadamente e as meditações confusas obscurecem a luz natural e cegam os espíritos. Quem se acostuma a andar assim nas trevas enfraquece de tal modo a acuidade do olhar que, depois, não pode suportar a luz do pleno dia.
É a experiência que o diz: vemos muitíssimas vezes os que nunca se dedicaram às letras julgar o que se lhes depara com muito maior solidez e clareza do que aqueles que sempre frequentaram as escolas. Entendo por método regras certas e fáceis, que permitem a quem exatamente as observar nunca tomar por verdadeiro algo de falso, e, sem desperdiçar inutilmente nenhum esforço da mente, mas aumentando sempre gradualmente o saber, atingir o conhecimento verdadeiro de tudo o que será capaz de saber.”
René Descartes, in ‘Regras para a Direção do Espírito
AGRADECIMENTOS – Nossa gratidão aos amigos e parceiros nos temas da Qualidade, Inovação e Produtividade que ao longo do tempo vem contribuindo para o alcance dessa marca tão expressiva dos 2.000 posts. Minha especial referência a QUALIART, agência de Criatividade e Marketing lá de Brisbane – Austrália, comandada pelo meu amado filho Ricardo e aos amigos da União Brasileira pela Qualidade e Inovação – UBQI, Academia Brasileira da Qualidade ABQ e demais instituições que se dedicam a esta grande causa da sinergia entre a Qualidade e a Inovação para o atingimento da Produtividade e por consequência a Competitividade.
Concluindo o nosso agradecimento final para toda a equipe da Folha Vitória na figura do gestor Alexandre já planejando os novos desafios para os anos seguintes. Vem aí os 15 anos do GESTÃO E RESULTADOS!