Os 14 pontos de Deming Atualizados e adaptados para Prefeituras brasileiras
Nossa experiência com o setor público passando por vários órgãos públicos, governos estaduais e principalmente por prefeituras em estados do Nordeste e no Espírito Santo, nos leva a pensar no desafio que os novos prefeitos estarão encarando a partir de janeiro 2025.
Apesar das grandes diferenças entre o setor privado e o público existe um ponto comum a ser atendido. Esse ponto tem várias denominações: Cliente, Cidadão, Usuário, Paciente, entre outros. Esse ponto comum é o grande xis da questão, pois no caso das prefeituras, por exemplo, ele está muito perto dos processos que foram estabelecidos para atendê-lo com a melhor qualidade e menor custo (impostos e taxas diversas) sem a perda de valor agregado em todos os momentos.
Avante Prefeitos!
Fizemos um estudo no sentido de migrar a essência do setor privado para o setor público dos famosos 14 pontos de Deming na busca da produtividade que fizeram grandes transformações na gestão e liderança por todo o mundo a partir dos anos 50 com o grande sucesso do estilo japonês de gestão.
O sucesso japonês na gestão contaminou todo o mundo e como reconhecimento ao trabalho desse especialista americano foi criado o PREMIO DEMING japonês dando ainda mais força aos ensinamentos de Deming cujo grande resumo está aqui numa adaptação para o nosso Setor Público com foco principal nas prefeituras (lembrando que temos 5.569 no Brasil).
Veja a seguir nossa proposta dos 14 pontos para a gestão pública e faça sua análise.
- Crie uma constância de propósito para melhoria dos serviços públicos
Desenvolva políticas e planos de longo prazo (Marcas de Governo) com foco na qualidade dos serviços prestados aos cidadãos. Trabalhe com objetivos claros que visam inovação, eficiência, transparência e satisfação da população.
- Adote uma nova filosofia de gestão pública baseada na eficácia dos serviços aos cidadãos.
Elimine práticas obsoletas rompendo os velhos paradigmas e adote uma mentalidade focada em melhorias contínuas, inovação e atendimento humanizado para tornar a Prefeitura mais eficiente e confiável. - Deixe de depender de inspeções em massa
Foque em processos bem estruturados e na prevenção de erros em vez de fiscalizar e ou atuar apenas após os problemas surgirem. Utilize auditorias e tecnologias para identificar melhorias e atuar preventivamente. - Acabe com a prática de contratar apenas pelo menor preço
Priorize contratações e parcerias baseadas na qualidade e competência dos fornecedores e prestadores de serviços, não apenas no critério de custo. Esse ponto estará ligado a lei de licitações onde se evidencia o menor custo mas sem reduzir a qualidade do produto ou serviço. - Melhore continuamente os sistemas e processos
Invista na modernização dos processos administrativos, no uso de tecnologias digitais avançadas e na redução da burocracia, garantindo eficiência e melhor uso dos recursos públicos. - Capacite os servidores públicos
Proporcione treinamentos, capacitações contínuas e oportunidades de crescimento. Um servidor bem preparado oferecerá um atendimento mais eficiente e empático ao cidadão. Empresas do tipo “classe mundial” investem até 120 horas de treinamento por pessoa e por ano. O setor público de modo geral está em torno da média de 10% desse valor. Essa informação vem de consultorias que prestamos para o setor público a mais de 60 organizações no Brasil.
Um dos métodos mais usados nos ensinamentos de Deming é o Método PDCA onde se reúne no mesmo as ferramentas, análises estatísticas e planos de solução e melhorias contínuas aplicáveis a quaisquer tipos e tamanhos de organizações. - Lidere com propósito e exemplo
Os líderes das Prefeituras (prefeitos, secretários e gestores) devem atuar como modelos de transparência, ética e comprometimento, inspirando a equipe a alcançar melhores resultados. Aos líderes citados recomendamos a aplicação do nosso Método de Diagnóstico Organizacional e Plano básico de ação. - Elimine o medo
Crie um ambiente de trabalho onde os servidores se sintam seguros para compartilhar ideias, relatar problemas e sugerir melhorias sem receio de represálias. Quanto maior e mais qualificada a participação dos servidores maiores e mais significativos serão os resultados atingidos. - Elimine barreiras entre departamentos
Promova a integração entre as secretarias municipais (saúde, educação, transporte, etc.), garantindo que todas trabalhem de forma coordenada para atingir objetivos comuns. Eliminar o efeito “ilha” no sistema da Capacidade de Governo. A figura da ILHA a seguir nos dá uma visão de setores que trabalham de forma isolada perdendo a oportunidade de se estabelecer SINERGIA e consequentemente PRODUTIVIDADE na organização. Infelizmente muitos chefes (não líderes) preferem virar as costas e deixar a “coisa” aindar por conta própria.
- Elimine slogans e metas vazias
Substitua campanhas de incentivo genéricas por programas concretos de melhoria contínua e indicadores reais que acompanham os avanços dos serviços. Recomenda-se além do sistema de indicadores de gestão via PDCA o estudo e atuação nos 17 Objetivos do Desenvolvimento Sustentáveis –ODS. - Elimine metas baseadas apenas em números
Em vez de cobrar somente resultados quantitativos, incentive a qualidade dos serviços prestados, priorizando a satisfação e o bem-estar dos cidadãos. Monte um sistema descomplicado para ouvir permanentemente o cidadão trazendo suas críticas e recomendações para o sistema gerencial. - Permita orgulho no trabalho
Dê condições para que os servidores públicos sintam orgulho do seu papel na sociedade, reconhecendo suas conquistas e valorizando sua contribuição para a comunidade. A prática da Meritocracia é um bom caminho para promover motivação e o orgulho no trabalho. - Promova educação e treinamento contínuos
Estabeleça programas de desenvolvimento profissional (Educação Continuada) para atualizar e aperfeiçoar as habilidades dos servidores em áreas estratégicas, como atendimento ao cidadão, uso de tecnologias e gestão eficiente. Aqui, neste ponto atuação do gerente é fundamental, pois ele é o principal treinador da sua equipe.
- Engaje todos na transformação da gestão pública
Incentive todos os setores e servidores a participarem ativamente das mudanças, criando um compromisso coletivo com a inovação, qualidade e excelência no serviço prestado à população. Além das Marcas de Governo e Capacidade e competência de Governo acrescentamos o ciclo completo do triangulo de gestão com o item Governabilidade que é estrategicamente as relações produtivas com partidos e demais atores do sistema político.
Esses pontos, quando aplicados de forma consistente, podem ajudar a transformar a gestão das Prefeituras e outros órgãos públicos, tornando-as mais eficientes, ágeis e focadas em melhorar a vida dos cidadãos.
O prefeito que estiver interessado no seu próprio desempenho e resultados muito especiais na sua próxima gestão, procure a UBQI – União Brasileira para a Qualidade e Inovação e faça já de imediato um projeto de Diagnóstico e pré plano de QIP na sua prefeitura. Fale conosco, por mensagem, no whatsapp 27 99845 1001.
Importante: Nos próximos posts estaremos abordando a GESTÃO ESTRATÉGICA DO SERVIÇO PÚBLICO PELO TRIÂNGULO DE GOVERNO. Aguarde!