Um dos instrumentos gerenciais mais antigos, a famosa REUNIÃO tem sido massacrada pela incompetência dos seus coordenadores. Tinha um grande amigo que dizia: quando o salário dos participantes, representado pelo homem-hora dos mesmos, multiplicado pelo numero de participantes for maior que os resultados pretendidos na mesma, é melhor não fazer a reunião. Com certeza, vai dar prejuízo para a organização!
Reuniões sem agenda ou pauta, sem objetivos concretos ou com objetivos difusos são na verdade um tormento aos participantes e um elogio ao fracasso. Mas não fica por aí, os problemas já começam na convocação: a pauta não foi entregue com antecedência, os participantes foram convocados em cima da hora, os titulares mandaram substitutos, o material de apoio não ficou pronto… Desastre no sistema gerencial.
Para completar, depois de 40 minutos de atraso a reunião finalmente começou. O atraso deveu-se a problemas de transito engarrafado do grande chefe. Ele chegou já estressado e com mau humor, para completar a cena. Começa a reunião. Cadê a agenda? Não precisa, diz o grande chefe. Este belo encontro, chamado reunião, que deveria durar 60 a 90 minutos no máximo atravessa o horário de almoço e termina por enfraquecimento dos soldados presentes, embora muitos outros tenham desertado na caminhada do banheiro. Neste meio tempo não se viu as necessárias anotações de providencias, responsabilidades, prioridades e prazos para as tomadas de decisões.
Você já participou de alguma reunião de condomínio? É algo parecido não é mesmo? Esta questão que estamos tratando hoje, a REUNIÃO EFICAZ, é objeto de vários livros, pois apesar de ser tão maltratada é um dos principais instrumentos da gestão organizacional, lógico, desde que seja bem trabalhada e organizada.
Concluindo, uma citação de Albert Einstein: Uma reunião em que todos os presentes estão absolutamente de acordo, é uma reunião perdida.