Planejar ou capitular…. definindo o futuro da organização.

Chegando ao final de 2015, alguns aos trancos e barrancos, fica a necessidade de enxergar o futuro imediato, ao qual denominamos 2016, com mais rigor e método. Dentro desta perspectiva de obtenção de melhores resultados decidimos neste post falar um pouco de uma ferramenta simples e prática denominada MÉTODO 5W2H. Vamos conhecer um pouco de história e aplicação:

PLANEJANDO ATRAVÉS DO MÉTODO 5W2H

Definição Clássica 5W1H ou 5W2H: Sigla que dá nome a um método de planejamento e também para a análise de problemas e busca de solução, muito utilizado como ferramenta de apoio à gestão estratégica (leia-se: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO), nos Programas de Qualidade Total/Programa Seis Sigma, ISO 9001, e que tem por objetivo a programação das ações de forma precisa e padronizada, evitando divagações e focando resultados práticos e objetivos. Resulta da junção das letras iniciais de seis palavras da língua inglesa: Why (Por que?), What (O que?), Who (Quem?), When (Quando?), Where (Onde?) e How (Como?). Inicialmente utilizou-se o formato 5W1H, mas atualmente tem sido usada a versão 5W2H, incorporando o acréscimo da expressão How Much (Quanto Custa – orçamento?).

Outras organizações ou consultorias referem-se ao 5W2H como um tipo de ferramenta de apoio que se utiliza para garantir que a atividade de Planejamento, Acompanhamento e Controle, seja conduzida sem nenhuma dúvida por parte da chefias e subordinados, ou seja, proporcionando facilidades na gestão de projetos tendo em vista o detalhamento obtido com o uso do método.

Por que utilizar o 5W2H?

Existem várias vantagens no uso do método. Durante nossa atuação na Gestão da Engenharia Industrial e Qualidade Total da antiga CST, hoje Arcelor Mittal,  lidamos com vários projetos de melhorias de processo, principalmente, e outros ligados a estudos técnicos do setor. Verificamos que tanto os planos, relatórios como também os estudos técnicos apresentavam falhas de estruturação, de abordagem e também de conteúdo prolixo e sem a sistematização metodológica necessária. Nas conversas com os técnicos japoneses da Kawasaki Steel e também com o seu diretor Dr. Hidemi Akizuki, ficava sempre presente a necessidade de que os documentos técnicos fossem mais simples e objetivos. Se todos os departamentos fossem enviar estudos técnicos para o Diretor, mesmo que mensalmente, com conteúdo entre 20 e 40 páginas, dificilmente o diretor da empresa teria tempo para poder analisá-los e dar o seu parecer. Diante desta dificuldade a KSC introduziu no Japão o Relatório Técnico de 1 folha apenas, e que tinha na ocasião a estrutura do 5W1H. Este procedimento atendia praticamente a maioria dos projetos técnicos, mas evidentemente não substituía toda uma documentação de pesquisas e outros estudos científicos que naturalmente ficavam arquivados para uma pesquisa mais profunda.

Na mesma linha de raciocínio inclui-se o Relatório Técnico das atividades de Thinking Groups – atividades no formato de trabalho de equipes que mobilizam praticamente todos os trabalhadores das usinas do grupo KSC e que geram uma economia líquida anual em torno de 200 milhões de dólares resultantes de trabalhos técnicos implantados. Podemos afirmar que este modelo de relatório técnico é uma versão ampliada do 5W2H e é também utilizado no Brasil nos trabalhos dos grupos de qualidade denominados Círculos da Qualidade ou Grupos Participativos, como também nos estudos de Unidades Técnicas e Engenharia Industrial das empresas que adotam métodos da Qualidade Total, Lean Seis Sigma e Inovação como base para a busca da produtividade e lucratividade.
Independentemente do tipo de empresa o modelo 5W2H pode ser utilizado em qualquer atividade que necessite de uma estruturação sistematizada e que dê visibilidade ao projeto em questão.

Como ferramenta de gestão o 5W2H pode ser usado de acordo com a seguinte estruturação:

A aplicação pode ser também para grandes projetos ou situações localizadas em quaisquer setores da organização.

Experimente o 5W2H. A FEST e a UBQ.ES também disponibilizam treinamentos sobre o uso do método.