GESTÃO EFICAZ DO TEMPO E A PRODUTIVIDADE

DICAS SOBRE A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NO TRABALHO

Fonte: Carlos Legal, Consultor Sênior do Instituto MVC em Gestão do Tempo, Planejamento e Organização do Trabalho

1. Organizando a papelada / mesa / gavetas
Separe os seus documentos em três pilhas:
* Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje
* Ação posterior: papeis que devem ser resolvidos em uma semana
* Nenhuma ação: arquivo ou lixo
Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.

2. Organizando o local de trabalho
Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo pratico e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.

3. Arquivo e estantes
Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.

4. Anotações
Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.

5. Fluxo de Papéis
Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.

6. Correspondência
Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.

7. Gerencie suas Tarefas
Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.

8. Lixo
Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.

9. Planejando o seu dia
Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.

10. Agendando suas atividades
A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.

11. Não se afobe com a bagunça
Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.

Além das dicas citadas alguns outros procedimentos são necessários e entre eles a adoção do PROJETO 5S, onde os Sensos de Utilização/Descarte, Ordem, Limpeza, Higiene e Autodisciplina são de grande importância na racionalização, redução de perdas e falhas e melhor administração do tempo.

No final dos anos 90, publicamos junto a Qualitymark Editora (RJ) o  TQC – MANUAL DE GERENCIAMENTO E PRODUTIVIDADE DO TEMPO, onde procurava-se dar ao gerente caminhos e técnicas que pudessem ajudar na gestão do seu mais precioso recurso: O TEMPO.  Além das técnicas de agendamento e priorização o livro apresentava também as ferramentas da qualidade com ênfase na gestão eficaz da rotina e de projetos de melhorias. Nesta edição consta a frase de Jean Jacques Servan  Schreiber “Tempo não é dinheiro, tempo é vida”.

Enfim, dicas, projeto 5S, Agendamento, Recursos de TI, Gestão à Vista, Palms, etc., são vários os recursos e ferramentas disponíveis. Para finalizar, recomendamos o filme, já antigo, O GERENTE DESORGANIZADO – Parte 1 – A maldição, e Parte 2, A salvação – SIAMAR. Este filme de treinamento será de muita valia para quem quer otimizar o seu gerenciamento e produtividade do tempo com base na mudança de comportamento e atitudes. Vale a pena tentar, sua Qualidade de Vida agradece.