O Método 5S e o ambiente Digital nos dias atuais
A aplicação do método 5S em organizações altamente informatizadas pode trazer grandes benefícios, como melhoria na eficiência, segurança e qualidade do ambiente de trabalho digital, alterando para melhor sua produtividade.
O desafio do método consite aqui em ampliar o modelo básico empresarial/industrial amplamente conhecido na filosofia japonesa para uma nova realidade onde se observa um crescimento exponencial de equipamentos e novas tecnologias, ou seja, podemos aplicar o 5S nesse novo e desafiador ambiente?
Aqui estão algumas dicas e procedimentos práticos para adaptar cada uma das etapas do 5S a esses contextos:
- Seiri (Senso de Utilização) – Descarte Digital
- Revisão de Arquivos e Dados: Avalie e elimine arquivos desnecessários, duplicados ou obsoletos no sistema de armazenamento digital.
- Gestão de Software: Desinstale programas e aplicativos que não são utilizados ou que não têm relevância para as atividades da organização.
- Limpeza de E-mails: Organize a caixa de e-mails, excluindo mensagens irrelevantes e arquivando o que é importante de maneira acessível.
- Seiton (Senso de Ordenação) – Organização Digital
- Estrutura de Pastas: Crie uma estrutura lógica e clara de pastas e subpastas para facilitar a localização de documentos e arquivos.
- Nomeação de Arquivos: Utilize convenções de nomenclatura padronizadas para arquivos e pastas, garantindo que todos os colaboradores sigam as mesmas diretrizes.
- Organização de Atalhos: Organize os atalhos e ícones no desktop ou na barra de tarefas de acordo com a frequência de uso e a prioridade das tarefas.
- Seiso (Senso de Limpeza) – Limpeza Digital
- Manutenção de Sistemas: Realize regularmente a manutenção dos sistemas e dispositivos, como a limpeza de cache, histórico de navegação, e remoção de arquivos temporários.
- Segurança Digital: Atualize constantemente os softwares de segurança, como antivírus e firewalls, e revise permissões de acesso para garantir um ambiente digital seguro.
- Backup Regular: Estabeleça rotinas para backup de dados, mantendo cópias seguras e acessíveis em caso de falhas ou perdas.
- Seiketsu (Senso de Padronização) – Padronização Digital
- Procedimentos de TI: Padronize os processos de TI, como protocolos de salvamento de arquivos, acesso a redes e políticas de segurança.
- Manuais e Treinamentos: Desenvolva manuais e treinamentos para a equipe sobre as práticas recomendadas de uso de sistemas, organização digital e segurança cibernética.
- Automatização: Utilize ferramentas de automatização para tarefas repetitivas e padronizadas, como atualizações de software e backups.
- Shitsuke (Senso de Disciplina) – Disciplina Digital
- Monitoramento de Conformidade: Realize auditorias regulares para garantir que as práticas padronizadas estão sendo seguidas e para identificar áreas de melhoria.
- Cultura de Melhoria Contínua: Incentive a equipe a adotar uma mentalidade de melhoria contínua, onde sugestões e feedback sobre a organização digital sejam bem-vindos.
- Revisão e Atualização: Revise periodicamente as políticas e práticas digitais para adaptá-las a novas tecnologias e necessidades da organização.
Aplicando essas dicas, organizações informatizadas podem usufruir dos benefícios do 5S, criando um ambiente digital mais organizado, eficiente e seguro.
Referência Bibliográfica
Nossa indicação vai para um dos maiores especialistas brasileiros sobre o 5S: Haroldo Ribeiro – Consultor organizacional e Diretor da Academia Brasileira da Qualidade – ABQ.
Haroldo Ribeiro é um renomado autor e consultor brasileiro especializado em gestão da qualidade e produtividade, com várias obras publicadas sobre o método 5S. Entre os vários livros dele sobre o 5S está o “Guia de Implantação do 5S”, que é um roteiro para uma implantação bem sucedida do 5S nas organizações.
Veja mais sobre o consultor Haroldo Ribeiro e suas várias obras na formas de livros físicos, e-books, videos e outros materiais de treinamento em www.pdca.com.br. 
O que você acha: podemos combinar o método 5S tradicional com as novas tecnologias avançadas, imprescindíveis à melhoria dos resultados de produtividade nas organizações?