O artigo base deste post é de autoria de Rafael Honorato, especialista em Gestão e Marketing. Aproveitamos o momento para uma visita aos conceitos e práticas do Sistema de Gestão da Qualidade visto sua ligação com o tema do artigo. O SGQ preconiza uma série de procedimentos e ferramentas que podem ser muito úteis no estabelecimento de um ambiente organizado e principalmente produtivo dentro do conceito de fazer mais e melhor com menos recursos.
Honorato cita em seu texto: “A cada semana que inicia nós temos mais motivos pra ficar mal-humorados e funcionando na marcha lenta. As tarefas da semana toda precisarão ser entregues e temos que nos preocupar com mais quinhentas mil coisas que vão aparecendo sem aviso pelo caminho.
Não é fácil ser uma pessoa super organizada e preparada para tudo, mas é importante tomar a iniciativa e algumas atitudes ajudam muito, como:
As 5 dicas fundamentais
- Criar uma rotina
A melhor maneira de ser produtivo e organizado começa com uma rotina de trabalho. Seja para a organização das tarefas ou das atividades do dia. Depois que você tiver definido sua rotina normal durante o dia, ficará muito mais simples organizar as tarefas e projetos e acompanhar a evolução de tudo isso no seu dia a dia.
Organize-se para ler e responder os e-mails pela manhã e só olhar a caixa de entrada poucas vezes ao dia.
- Ter uma lista de tarefas
Não importa se você prefere usar papel e caneta, uma agenda ou usa um sistema de tarefas no computador. O importante é que você tenha um controle das tarefas que os outros esperam que você realize e controle seus prazos.
Ao criar sua lista de tarefas, lembre-se de ter registrado o prazo de entrega, separar por prioridades e/ou categorias. Isto vai facilitar muito na hora de saber o que fazer primeiro. Vai ficar mais fácil ver, por exemplo: Que o cliente X precisa de dois relatórios e o cliente Y precisa que você resolva algum problema ao mesmo tempo.
Tendo este controle você pode se programar para atender as duas exigências ou providenciar outra pessoa pra ajudar você a completar as tarefas.
- Usar uma agenda ajuda muito
Não estou falando de sacar da bolsa aquela agenda abarrotada de papel dentro. Na verdade é melhor ter uma agenda abarrotada do que não ter nada, mas se puder usar uma agenda digital vai ser melhor ainda.
A agenda vai ajudar e muito você a programar não só as entregas de um projeto, como reuniões e eventos importantes, além de ajudar no controle das tarefas. A agenda digital tem como vantagens principais os lembretes pré-definidos que vão te ajudar a manter-se no ritmo e a sua disponibilidade na nuvem podendo ser acessada e atualizada a qualquer momento do computador ou smartphone.
- Fazer a caixa de e-mail trabalhar junto com você
Além da dica citada de checar o e-mail somente algumas vezes ao dia, você precisa fazer uso dos recursos que a maioria dos servidores de e-mail possuem, como os filtros de mensagens e tags (ou etiquetas). Em média 80% dos e-mails que recebemos são spams que só nos fazem perder tempo apagando-os. Então use as palavras que você mais encontra nestas mensagens e coloque no filtro para direcionar direto pra lixeira. As palavras usadas nos e-mails de spam são bem repetitivas e normalmente não tem nada a ver com as mensagens que você deveria estar lendo.
Além disso, classifique nos filtros as palavras-chave separando os remetentes ou palavras-chave. Isso também vai ajudar você a classificar os e-mails mais importantes automaticamente, o que vai ajudar muito na hora de atualizar sua lista de tarefas.
5.Cuidar do ambiente é fundamental
Você não precisa implantar o 5S no seu escritório para que o ambiente seja limpo e organizado, mas pode começar com pequenas mudanças como diminuindo a quantidade de papel na sua mesa e trocando os post-its pela sua lista de tarefas. Manter seu local de trabalho limpo com o mínimo de papel e bugigangas vai ajudar sua cabeça a raciocinar melhor. Isto porque em ambientes bagunçados o estresse é muito maior porque além de desconcentrar, nos dá a impressão que nada foi realizado no dia.
Além de saudável, um ambiente clean ajuda a contar pontos com os chefes e colegas.
Por: Rafael Honorato
Rafael Honorato é especialista em Gestão e Marketing, fundador da Revolutia
