Vários especialistas têm ressaltado em suas obras a importância do controle dos resultados da organização como base para um gerenciamento do tipo “pé-no-chão”. Ter o controle do andamento das variáveis principais é garantia de que se terá também o controle da organização como um todo.
Para um novo negócio o recomendável é o estabelecimento de um plano de negócios que tem como base o método 5W2H – O que, Por quê, Como, Quanto, Quando, Onde, Quem, entre outras questões. Para um empreendimento em curso que necessita estabelecer metas e objetivos para todos os meses do ano, a composição destas metas mensais pode ser obtida a partir do desempenho em períodos iguais de anos anteriores. Ou seja, os desempenhos anteriores vão dar uma base de cálculo para o estabelecimento das novas metas e também dos desafios para o respectivo ano. Sem esta comparação interna de desempenho corremos o risco de traçarmos metas pouco realistas ou até inatingíveis. Outra questão importante para efeito de análise critica de desempenho ou de planejamento e metas, é a possibilidade da investigação de Benchmarks (referenciais de excelência do mercado).
Se a organização já possui o desempenho físico e financeiro dos anos anteriores e já estabeleceu o seu plano para o ano seguinte, o que resta, portanto, é a estruturação do sistema de controle e acompanhamento. Neste ponto o controle e acompanhamento torna-se uma ferramenta gerencial de grande importância. A figura (gráfico) acima nos mostra que foi determinado uma padrão de desempenho (Y) de uma determinada variável da empresa e ao longo do tempo o controle gráfico mostrou uma queda de desempenho em relação a Y. Se alguma intervenção tivesse sido tomada logo no início o prejuízo ou perda seria muito menor, podendo até mesmo ser revertido para uma situação positiva através da atuação gerencial vigilante.
Em resumo, temos que considerar para um controle efetivo e focado em resultados as etapas de a) histórico do desempenho, b) projeção para os anos seguintes, c) estabelecimento de gráficos de controle (para controle e tendências) e d) Sistema de controle e acompanhamento via rotina mensal com uma necessária disciplina.
A adoção de uma planilha ou software de controle permite maior capacidade de gerenciamento e investigação das variabilidades dos itens fundamentais de controle. A subdivisão dos itens de Receita e Despesa, por exemplo permite identificar em qual item de controle ocorre variações mais importantes que precisam de melhor vigilância.
A visão do PDCA também traz uma idéia e um método claro com respeito ao sistema de controle, ou seja, Planejar o que precisa ser feito (o que deve ser feito e como deve ser feito), Desenvolver o que foi planejado, e Controlar o que está sendo desenvolvido ou executado na organização. Finalmente, Agir no sentido de solucionar os desvios no sistema de controle e também Agir na busca de melhorias contínuas de desempenho do que foi planejado. Simples.
Finalmente, fica a sugestão de não misturar o controle no aspecto que estamos discutindo com ações restritivas ao bom desenvolvimento das ações ou projetos. Controle é gestão focada em resultados com abertura para correção, prevenção e melhoria (Kaizen) de atividades, processos e projetos.
Colunista
Escritor pela Qualitymark Editora, Consultor organizacional, Engenheiro na linha da gestão japonesa com dois estágios no Japão nas áreas de projetos criativos dos Thinking Groups da Kawasaki Steel, Qualidade Total, Kaizen/Inovação e programas Zero Defeitos estabelecendo um forte link com o Programa de Qualidade Total da CST, hoje Arcelor Mittal. Getulio participa também, com muita honra, da Academia Brasileira da Qualidade – ABQ onde estão os profissionais de maior destaque nas áreas da Qualidade e Inovação do Brasil.
