Um dos instrumentos gerenciais mais antigos, a famosa REUNIÃO tem sido massacrada pela incompetência dos seus coordenadores. Tinha um grande amigo que dizia: quando o salário dos participantes, representado pelo homem-hora dos mesmos, multiplicado pelo numero de participantes for maior que os resultados pretendidos na mesma, é melhor não fazer a reunião. Com certeza, vai dar prejuízo para a organização!
Reuniões sem agenda ou pauta, sem objetivos concretos ou com objetivos difusos são na verdade um tormento aos participantes e um elogio ao fracasso. Mas não fica por aí, os problemas já começam na convocação: a pauta não foi entregue com antecedência, os participantes foram convocados em cima da hora, os titulares mandaram substitutos, o material de apoio não ficou pronto… Desastre no sistema gerencial.
Para completar, depois de 40 minutos de atraso a reunião finalmente começou. O atraso deveu-se a problemas de “transito engarrafado” do grande chefe. Ele chegou já estressado e com mau humor, para completar a cena. Começa a reunião. Cadê a agenda? Não precisa, diz o grande chefe. Este belo encontro, chamado reunião, que deveria durar 60 a 90 minutos no máximo atravessa o horário de almoço e termina por enfraquecimento dos “soldados” presentes, embora muitos outros tenham desertado na caminhada do banheiro. Neste meio tempo não se viu as necessárias anotações de providencias, responsabilidades, prioridades e prazos para as tomadas de decisões.
Você já participou de alguma reunião de condomínio? É algo parecido não é mesmo? Esta questão que estamos tratando hoje, a REUNIÃO EFICAZ, é objeto de vários livros, pois apesar de ser tão maltratada é um dos principais instrumentos da gestão organizacional, lógico, desde que seja bem trabalhada e organizada.
Concluindo, uma citação de Albert Einstein: “Uma reunião em que todos os presentes estão absolutamente de acordo, é uma reunião perdida”.
Colunista
Escritor pela Qualitymark Editora, Consultor organizacional, Engenheiro na linha da gestão japonesa com dois estágios no Japão nas áreas de projetos criativos dos Thinking Groups da Kawasaki Steel, Qualidade Total, Kaizen/Inovação e programas Zero Defeitos estabelecendo um forte link com o Programa de Qualidade Total da CST, hoje Arcelor Mittal. Getulio participa também, com muita honra, da Academia Brasileira da Qualidade – ABQ onde estão os profissionais de maior destaque nas áreas da Qualidade e Inovação do Brasil.
