Assinatura Digital, o que é e como fazer?

Vivemos um tempo cheio de “bombardeios” de produtos digitais, é ou não é verdade? Sei que a sua resposta será um sonoro sim! Então hoje falaremos sobre a Assinatura Digital, um recurso capaz de substituir a assinatura física em determinados documentos. É uma excelente maneira de assinar papéis que circulam por meios digitais, como os documentos em PDF, por exemplo.

Devidamente certificadas, as assinaturas digitais são tão válidas quanto as físicas, podendo trazer diversas vantagens para todos nós. Cada vez mais a assinatura digital vem facilitando a vida de várias pessoas físicas e jurídicas, até mesmo contribuindo com o meio ambiente. Em diversos momentos a tecnologia e a  legislação se encontram, nesses encontros e na tentativa de unir o autêntico ao prático, uma das soluções encontradas foram as Assinaturas Digitais.

Vamos entender a diferença entre Assinatura Eletrônica e Assinatura Digital

A Assinatura Eletrônica é um conjunto de mecanismos juridicamente válidos para a assinatura de documentos virtuais. É utilizada em uma gama maior de documentos substituindo a assinatura física, como operações bancárias e contratos de aluguel, por exemplo.

A Assinatura Digital utiliza criptografia para associar o autor ao documento. É aplicada e necessária em certidões mais específicas, como na emissão de notas fiscais eletrônicas, procurações, apólices de seguro, entre outros. A assinatura digital está associada a um certificado digital e tem validação jurídica.

Tome cuidado com a simples digitalização da assinatura física, pode ser até considerada como fraude em determinadas circunstâncias. É bom ficarmos com nosso radar ligado!

Certificação da Assinatura Digital

Toda assinatura digital está ligada a um certificado digital, funciona como uma carteira de identidade no meio virtual, válido tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. O certificado digital carrega informações como nome, endereço de e-mail, prazo de validade do documento e claro, a assinatura digital.

Para que o documento digital tenha validade legal, é imprescindível que o serviço de criação da assinatura digital seja realizado por um terceiro confiável que emita o certificado, as chamadas AC – Autoridades Certificadoras. É necessário que o documento seja certificado pela ICP-Brasil, conforme institui o artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2.

A comprovação de que a mensagem recebida pelo destinatário foi a mesma enviada pelo emissor só é validada caso a assinatura digital siga os seguintes requisitos:

Autenticidade: exclui quaisquer dúvidas de que a assinatura foi realizada pelo autor;

Integridade: a assinatura se torna inválida caso haja qualquer mudança na mensagem, como a simples inserção de um espaço a mais entre duas palavras;

Validade Jurídica: garantida quando o certificado e a assinatura são emitidos de acordo com as exigências legais mencionadas anteriormente.

Quais são as vantagens de utilizar a Assinatura Digital?

A emissão do certificado digital e, consequentemente da assinatura digital, não é o processo mais prático. Porém as vantagens que a medida reflete no dia a dia são compensadores. Leia abaixo alguns dos principais benefícios da assinatura digital:

Praticidade: quando comparamos a metodologia tradicional, onde contratos precisam ser passados de mão em mão por todos os assinantes, o documento que aceita assinatura digital sai na frente, disparado! Sem a necessidade de esperar que cada assinante leia o conteúdo do documento para que o mesmo possa ser repassado a outra pessoa, ou de enviar cópias para todas as partes envolvidas. Esse método fica ainda mais complicado quando as partes ficam em diferentes cidades, estados ou até mesmo países. Com a assinatura digital, todo o processo pode ser realizado em apenas alguns minutos.

Segurança: a assinatura digital é bem mais confiável que a física, uma assinatura feita à caneta é facilmente copiada e fraudada, e sua contestação envolve um processo bastante burocrático. Já a assinatura digital tem autoria incontestável, pois são asseguradas pela chave privada de cada autor, com informações criptografadas ligadas única e exclusivamente a ele.

Economia: redução nos gastos com impressão de papéis, remessas de documentos, armazenagem, reconhecimento de firma e gestão de documentos.

Sustentabilidade: uma simples folha de papel A4 utiliza cerca de 10 litros de água para ser fabricada e, um tronco inteiro de eucalipto é capaz de gerar em média, apenas 7.550 folhas de papel. Não é preciso ir muito longe para perceber o quanto precisamos reduzir, dentre outras formas de degradação ambiental, o uso de papéis em nosso dia a dia. Além dos benefícios já mencionados, a assinatura digital é também uma excelente maneira de incluir medidas sustentáveis na rotina da empresa.

Vamos continuar utilizando documentos físicos e assinaturas manuais? Depois dessas informações vamos pensar duas vezes!  Se pintou alguma dúvida, deixe seu comentário. Será um prazer te responder.

Forte abraço!