Substituir os processos manuais, com uso de muito papel, por modelos 100% digitais já é uma tendência na maioria das grandes empresas e tem se aproximado do poder público. Desde 2018, a Assembleia Legislativa do Espírito Santo tem informatizado os processos legislativos e administrativos com Projeto Ales Digital.
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Documentos e processos que antes dependiam de pilhas de papéis e arquivos físicos foram substituídos pelo formato digital.
“Os documentos anteriores, tudo que já foi publicado, está arquivado. Quando a gente fala de digitalização de processo, não significa que pegamos tudo que já foi impresso, escaneamos esses documentos e passamos para o formato digital. Não é isso. O que houve foi um processo de transformação. O que antes era papel, se transformou em arquivo digital”, explicou o diretor de Transparência, Inovação e Projetos Especiais da Ales, Marcos Aquino.
Para o professor universitário e especialista em Segurança da Informação Otávio Lube, a digitalização de processos é um avanço nas corporações e no poder público e representa uma tendência que deve ser alcançada nos próximos anos.
“Instituições focam cada vem mais na digitalização de seus processos, o que pode representar inúmeras vantagens para a própria instituição e para os seus clientes que, no caso do poder público, somos nós, a população”, avalia.
Desde que o sistema foi implantado na Ales, cerca de R$ 12 milhões economizados e mais de 8 milhões de impressões evitadas.
A economia de recursos e os benefícios ambientais são apenas parte dos benefícios da iniciativa, criada no Parlamento estadual.
“A virtualização em curso proporciona celeridade e fluidez nos trâmites, etapa a etapa, bem como possibilita a economia de papel e de tempo, além de otimizar a qualidade dos serviços oferecidos pela casa”, ressalta o diretor.
O diretor afirma ainda que o Legislativo estadual foi o primeiro poder, no Estado, a implantar o formato totalmente digital. “O Ales Digital, que é o primeiro a ser implantado no país, foi pensado para desburocratizar o serviço, otimizando a tramitação dos processos com o auxílio da tecnologia”, disse.
Acessibilidade de dados
Otávio Lube explica ainda que a digitalização de processos permite alcançar objetivos sustentáveis da economia, estando diretamente alinhados às diretrizes da Organização das Nações Unidas (ONU).
“Existe esse alinhamento aos 17 ODS da ONU, principalmente o ODS 16 (Paz, Justiça e Instituições Eficazes) E 17 (Parcerias e Meios de Implementação). Permite uma maior transparência nos processos públicos e cumprimento da Lei de Acesso à Informação. Neste último aspecto, por exemplo, os sistemas que usam a tão falada Inteligência Artificial vão poder auditar e encontrar inconsistências em processos públicos, dando ainda mais transparência do sistema para a população”, ressalta.
A virtualização completa também reduz a sobrecarga do Arquivo Geral da Ales, que já está sem espaço para armazenar o grande volume de pastas contendo processos físicos.
Outra vantagem é que o processo legislativo se torna mais acessível e transparente, pois desde que o deputado faz o protocolo da iniciativa no Ales Digital, automaticamente os usuários do portal da casa já conseguem visualizar a sua tramitação.
Processo Legislativo
Os projetos que dão entrada no parlamento capixaba começam a tramitar, de fato, a partir da leitura no expediente da sessão ordinária.
Antes de ser protocolada, a iniciativa passa pela fase de identificação, que é quando o processo ganha uma capa, na qual é informado o seu número e o de registro no protocolo, bem como o teor da ementa, o regime de tramitação, entre outros detalhes técnicos.
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Com a virtualização completa, não é mais necessária a juntada de papéis em processos que ficavam guardados em pastas.
Para se ter ideia do tamanho do fluxograma – que exigia muito celulose na montagem dos processos físicos – basta observar que a tramitação completa das iniciativas parlamentares pode ter dezenas de movimentações, a depender, entre outros aspectos, do tipo de proposta, do número de comissões que irão emitir parecer e da existência ou não de emendas e de recursos.
