Confira nove dicas para tornar a reunião online mais produtiva
Especialista explica como transformar os encontros virtuais em tarefas mais diretas e objetivas, para que as conversas não se desviem do foco
A pandemia de covid-19 obrigou empresas e profissionais a adotarem uma nova realidade no ambiente de trabalho. Salas de reuniões, mesas e cadeiras foram substituídas pelo brilho das telas de computadores, enquanto encontros presenciais cederam espaço para interações virtuais.
Essa drástica mudança de comportamento continua a repercutir até hoje, desde o surgimento do excesso de reuniões online até a reorganização dos próprios encontros virtuais. Como fazer tudo isso e manter a produtividade?
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“No formato digital os profissionais conseguem transformar as reuniões presenciais em encontros muitos mais flexíveis e objetivos. Não há necessidade de deslocamento, é mais fácil encaixar papos rápidos na agenda e os atrasos tendem a ser menores”, destaca Lígia Hacker, especialista em RH da Vagas.
A própria organização dessas reuniões virtuais precisou ser repensada. A ausência de um local físico e a presença de participantes remotos exigiram uma nova abordagem na definição de horários, duração e estrutura das reuniões.
Com isso, surgiram questionamentos sobre a necessidade de todas as reuniões realizadas anteriormente, levando a um esforço para tornar os encontros mais objetivos, focados e eficientes.
“Com conversas rápidas e diretas, os participantes podem ter um foco melhor no assunto que deve ser discutido”, completa.
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Veja dicas de como estruturar uma reunião online
1 – Data e horário adequados
A primeira etapa para preparar a reunião é definir data e horário adequados para todos os participantes. Caso haja algum colaborador com fuso diferente, o ideal é estipular um horário em que a maioria consiga participar dentro do expediente.
2- Disponibilidade
É muito importante garantir que todos os participantes consigam participar do encontro sem que haja conflito de agenda e divisão de atenção em duas atividades.
3 – Ambiente adequado
Encontre um local adequado para ficar durante a reunião. O ideal é uma sala ou espaço iluminado e silencioso, para garantir que não haja ruídos ou interferências durante o papo.
4 – Cuidado com o que vai mostrar
Antes de abrir a câmera e começar o papo, é imprescindível conferir o que aparece atrás de você. Uma pia cheia de louça ou uma cama desarrumada podem causar má impressão.
Uma dica é tentar se sentar de costas para um fundo neutro. Caso isso não seja possível, veja se a ferramenta da chamada permite inserir um fundo personalizado.
6 – Tópicos bem definidos
Um dos principais pilares para as reuniões remotas serem mais rápidas e objetivas do que as presenciais é o alinhamento dos pontos importantes do encontro. Garanta que os tópicos estejam alinhados e objetivos aos participantes.
7 – Organize as interações
Durante o papo é importante que todos possam interagir e saibam como fazer isso. Ative o recurso de levantar a mão ou utilizar o chat para que os participantes possam interagir.
8 – Evitar distrações
Diferentes das presenciais, as reuniões online não exigem um momento de quebra de gelo com assuntos não relacionados ao trabalho, como trânsito ou futebol, por exemplo. O ideal é ir direto aos assuntos que devem ser discutidos.
9 – Pequenos intervalos entre as reuniões
Mesmo que sejam mais dinâmicas, participar de diversas reuniões online de forma seguida pode causar estresse e cansaço.
Deixe pequenos intervalos entre os encontros, pelo menos 10 minutos. Durante este tempo, é importante levantar um pouco da mesa, tomar água ou ir ao banheiro.